Loggen met behulp van AI, is loggen zonder stress

Gestructureerd loggen volgens de BOB (Beeld, Oordeel en Besluit) methodiek is essentieel voor:

• Transparantie (wie besloot wat, wat was de situatie),
• Verantwoording (achteraf moet je verantwoorden naar stakeholders of het bestuur),
• Om van te leren (wat ging goed en wat kan beter) en natuurlijk
• Continuïteit. Bij wisseling van team of escalatie is snelle overdracht van informatie nodig.

De verslaglegging wordt door de logger handmatig gedaan op een whiteboard of flipover of digitaal met behulp van een logboek. In de hectiek van een noodsituatie en hoeveelheid informatie tijdens een crisisvergadering kan dit leiden tot een incomplete of subjectieve verslaglegging. Het vraagt veel van de logger en de voorzitter.

Moderne AI-tools kunnen meer dan alleen “meeschrijven”. Tegenwoordig kunnen AI-tools gesprekken live meeluisteren, automatisch samenvatten en besluiten en actiepunten detecteren. AI helpt je met een real-time transcriptie en heeft een actiepunten en besluiten detectie, het herkent zinnen als “Laten we X doen” of “Ik neem contact op met Y”. Dit wordt automatisch als actiepunt of besluit opgenomen. Ook kan AI een beknopt verslag generen per afdeling of team en wordt het voorzien van tijd en spreker. Populaire AI-tools hiervoor zijn Microsoft Teams Copilot, Fireflies.ai en Google Meet.

Alles wat gezegd wordt, wordt letterlijk vastgelegd! Dus geen gemiste punten of toevoegingen en daarbij maakt AI geen interpretaties, zoals een mens wel kan doen. Wel is het van belang om een goede vergader hygiëne aan te houden, het overleg dient gestructureerd gevoerd te worden. Naar elkaar luisteren, samenvatten en doorvragen is hier ondersteunend bij. Het zorgt voor transparantie en helpt om achteraf zuiver te kunnen reconstrueren waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Bovendien geeft automatische verslaglegging ervoor dat teamleden zich volledig kunnen richten op de inhoud van het overleg en geeft het een compleet en snelle overdracht naar bijvoorbeeld externe partijen of andere teams.

Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten. Er wordt gewerkt met gevoelige gegevens, dus de inzet van AI vereist goede beveiliging, heldere afspraken over privacy en de inzet van betrouwbare systemen die voldoen aan de AVG-normen. AI moet bovendien gezien worden als hulpmiddel – niet als vervanging van menselijke beoordeling. Laat daarom altijd een persoon het nalezen en corrigeren waar nodig.

Steeds meer zorginstellingen maken gebruik van AI tijdens (crisis)vergaderingen. Wil je ook AI gaan inzetten? Begin dan met:

1. Pilot bij (crisis)vergaderingen: Test verschillende AI tools in een veilige setting. AI presteert beter als het getraind is op specifieke taal, processen en jargon van jouw (crisis)organisatie.
2. Koppel het aan het bestaande proces/verslag: Laat AI op de bestaande verslag en besluiten een aanvulling maken.
3. Train de medewerkers / loggers: Zorg dat er extra kennis wordt vergaard hoe AI te gebruiken en in te zetten.
4. Evalueer: Gebruik AI niet als vervanging van de mens, maar als ondersteuning.

Een crisissituatie kan voor complexe uitdagingen zorgen en de druk op mensen is hoog. Hierin kan AI een waardevolle deelnemer zijn in het overzicht houden en verslagleggen van de feiten, oordeelsvorming en besluiten. Door slim gebruik te maken van AI met de juiste input en vraagstelling ontstaat een solide basis voor verslaglegging.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van loggen in combinatie met AI of ervaringen delen? Laat je gegevens achter op de contactpagina en wij nemen contact met je op!