Loggen tijdens een ICT-crisis geeft structuur, bewijs en lessen voor de toekomst

Het belang van loggen tijdens een ICT noodsituatie in de zorg: waarom het echt telt

In de zorg draait alles om mensen. Of het nu gaat om patiënten, cliënten of collega’s: goede zorg begint met heldere communicatie en samenwerking. Een belangrijk, maar soms onderbelicht aspect hiervan is het loggen van gebeurtenissen, vooral in noodsituaties. Dit helpt niet alleen om de kwaliteit van zorg te waarborgen, maar ook om ervan te leren en verbeteringen door te voeren. Maar hoe zorg je ervoor dat loggen op een manier gebeurt die zorgverleners echt helpt? Laten we eens kijken naar een paar belangrijke punten.

1. Checklists en logkaarten: een geheugensteun in drukke momenten

In de zorg is geen dag hetzelfde. Zeker in stressvolle situaties is het makkelijk om details over het hoofd te zien. Checklists en logkaarten helpen om op een gestructureerde manier te loggen, zodat belangrijke informatie niet verloren gaat. Denk aan datum en tijd, wie erbij betrokken waren en een duidelijke beschrijving van de situatie. Door een eenduidige werkwijze, zowel binnen ICT als de zorg, wordt het eenvoudiger en sneller om gegevens te analyseren, te duiden en terug te vinden in een acute situatie.

2. Doorvragen: de juiste informatie verzamelen

Een korte notitie als “Ik kan niet inloggen” zegt niet veel. Waar kun je niet op inloggen? Bij welke gegevens kun je niet? Werk je op een SEH of een verpleegafdeling? Hoe raakt het de zorg voor jou patiënt? En vooral: wat betekent dit voor de verdere zorg? Door goed door te vragen, kun je niet alleen beter begrijpen wat er is gebeurd, maar ook voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Loggen is dus niet alleen registreren, maar ook analyseren en leren.

3. Informatie delen: samen zorgen voor betere zorg

Een log heeft weinig nut als de informatie niet op de juiste plek terechtkomt. Dit betekent niet dat alles voor iedereen toegankelijk moet zijn, maar wel dat de juiste sleutelfiguren binnen je crisisorganisatie en afdelingen op de hoogte worden gebracht. Denk bijvoorbeeld aan de zorg die moet weten of er een noodprocedure wordt uitgevoerd door ICT. Andersom moet ICT weten welke noodmaatregelen binnen de zorg kunnen worden genomen. Door deze informatie goed te delen, kunnen zorg- en ICT teams beter inspelen op situaties en risico’s minimaliseren.

4. Begrijpelijk loggen: helder en to the point

Zorg- en ICT-professionals hebben geen tijd om lange, ingewikkelde teksten door te nemen tijdens een acute noodsituatie, Daarom is het belangrijk om kort en bondig te loggen. Vermijd vakjargon waar mogelijk en schrijf in begrijpelijke taal. Zo weet iedereen snel wat er aan de hand is en wat er gedaan moet worden. Het gebruik van goede logkaarten en zorgvuldig opgestelde checklists helpt hierbij.

5. Slimme hulpmiddelen: maken loggen makkelijker

Tegenwoordig zijn er allerlei digitale systemen die het logproces makkelijker maken. Denk aan elektronische patiëntendossiers (EPD’s) of speciale apps voor incidentregistratie. Deze tools helpen om informatie gestructureerd vast te leggen en snel terug te vinden. Maar in het heetst van de strijd zijn daarnaast papieren geheugensteuntjes in de vorm van logkaarten en checklists nog steeds handig om ‘s nachts naast je op het nachtkaste te hebben liggen.

Informatiebeveiliging: veilig omgaan met logs

Naast het goed registreren van gebeurtenissen is het belangrijk om de informatie veilig te bewaren. De zorg heeft te maken met strenge regels, zoals de NIS-2-richtlijn en de NEN 7510-norm voor informatiebeveiliging. Door loggegevens direct te verzamelen, steeds goed bij elkaar te houden en in bewaring te geven bij incidentmanagers of crisisadviseurs zorg je ervoor dat gevoelige informatie niet in verkeerde handen valt. Goede afspraken over het verzamelen en afgeven van deze informatie na een noodsituatie is van groot belang.

Samenwerking tussen zorg en ICT: een gouden combinatie

Loggen wordt vaak gezien als iets administratiefs, maar het is zoveel meer. Door goed samen te werken met ICT-teams, kunnen zorgprofessionals systemen gebruiken die hen écht ondersteunen. Duidelijke afspraken over logprocedures en het delen van informatie helpen om noodsituaties beter te analyseren en te voorkomen.

Conclusie: loggen is zorgen voor elkaar

Loggen is geen extra last, maar een krachtig hulpmiddel om de zorg beter en veiliger te maken. Door checklists te gebruiken, goed door te vragen, informatie te delen, helder te loggen en digitale tools in te zetten, wordt loggen een effectief onderdeel van de dagelijkse zorgpraktijk. Zo zorgen we er samen voor dat de zorg niet alleen goed is, maar steeds beter wordt.

Wil je loggen eenvoudiger en effectiever maken? Maak gebruik van de logkaart van Veilig in Beeld | Crisisbeheersing en de checklists van Brute Forensics. Neem contact op voor meer advies of informatie.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Brute Forensics.