Corona crisisoverleg: Het nieuwe ‘Normaal’
In het begin van de crisis zijn we allemaal intern opgeschaald naar onze OCT’s en CBT’s en er wordt menig crisisoverleg gevoerd. De aanpak van het coronavirus is ontzettend goed opgepakt binnen zorg- en ziekenhuisland en daar moeten we nog een tijd mee doorgaan. Zoals Rutte het zei: ‘we zijn voorbij de start, maar nog niet aan het einde van het begin.’
We krijgen vanuit onze klanten te horen dat ze inmiddels dagelijks(ook in de weekenden) een crisisoverleg hebben. Een zekere oververmoeidheid klinkt daarbij door en een behoefte met name binnen de zorginstellingen naar een stukje terug naar normaal.
Maar wanneer wordt dat crisisoverleg een regulier overleg? We zitten dan wel in een crisis maar ergens komt een moment dat dit onze huidige ‘normale’ situatie wordt. Ook nu het dagelijkse crisisoverleg steeds meer de vorm krijgt van een regulier overleg is het belangrijk om onderscheid aan te brengen in de twee vergadervormen. Beiden hebben namelijk verschillende eigenschappen.
Wat is een crisisoverleg?
Een crisisoverleg wordt gevoerd onder hoge druk, waar je te maken hebt met een acute calamiteit waarbij je direct moet handelen.
– Je gebruikt een strakke vergadermethode (BOB)
– Er is sprake van een kort tijdsbestek
– Er is een limiet van deelnemers (6 tot 8)
– Het is van belang je aan de vergadermethodiek te houden
– Er wordt gelogd door een logger
Wat is een vergadering tijdens een crisis?
Tijdens een vergadering bespreek je De lopende zaken of een bepaald onderwerp en is er een mogelijkheid voor discussie.
– Plek voor alle inhoudelijk betrokken stakeholders
– Er is geen vast tijdslimiet of dringende tijdsdruk
– Er zijn agendapunten die worden besproken
– Er wordt genotuleerd
– Het gaat ook over het inhoudelijk oplossen van niet acute problemen
Vergaderstructuren zoals de BOB blijven handige tools om toe te passen maar zij hoeven niet strak gehanteerd te worden.
In de huidige situatie is het erg begrijpelijk dat je geneigd bent om alles een crisisoverleg te noemen. Maar als de crisis lang aanhoudt gaat deze geleidelijk over naar een dagelijkse situatie.
Een paar tips:
1) Betreft het een reguliere vergadering maar wil je het door de situatie niet zo noemen? Noem het een Corona-overleg.
2) Benoem voorgaand aan de vergadering dat het niet om een OCT of CBT overleg gaat.
3) Geef aan in welke situatie het OCT of CBT wél bijeenkomt, Bijvoorbeeld wanneer
– de huidige situatie verslechterd
– er nieuwe maatregelen bekend zijn
– je moet opschalen, door een interne uitbraak
– er een hulpvraag van buitenaf is
4) Hanteer de normale structuur van een vergadering (stel een agenda op, notuleer, etc.)
We wensen je veel succes bij het in de hand houden van het coronavirus!
Deze blog en de op te vragen materialen zijn onderdeel van ons Corona aanvalsplan dat wij momenteel aanbieden aan al onze klanten. We willen ook andere organisatie de gelegenheid bieden hiervan gebruik te maken.Als je intresse hebt in de ondersteunende materialen stuur ons dan een bericht . Geef aan waar je interessen hebt en wij sturen het zo snel mogelijk naar je toe. Het gaat om het onderstaande documentverzicht Personele inzet bij het Centraal communicatie punt
Inhoud crisisoverleg (checklist)
Kijk in dit verband ook naar onze andere Blogs met de titel Corona Crisisoverleg.